Responsable d'école
Rôle
Le responsable d’école est le coordinateur local dans une école. Alors que le comité d’organisation préfère que ce rôle soit assumé par un enseignant ou adulte, l’expérience a montré que certains élèves responsables peuvent aussi être d’excellents responsables d’école.
Parmi les tâches d’un responsable d’école figurent la publicité au sein de son bâtiment, la gestion les inscriptions, la demande des bateaux et, le cas échéant, la décision quels élèves peuvent participer et comment seront distribués les élèves dans les différents équipages.
Inscription
Chaque école peut se doter d’un ou de plusieurs responsables d’école. De plus, une même personne physique peut jouer le rôle de responsable d’école dans plusieurs bâtiments.
Après réception d’une nouvelle demande et lorsque l’école en question n’en dispose pas encore, le comité d’organisation entrera en contact avec la direction de l’école pour savoir si on peut donner suite favorable à cette demande. Lorsqu’une école dispose déjà d’un responsable, celui-ci sera contacté pour avoir les informations nécessaires.
Procédure
La procédure d’inscription d’un équipage pour Regatta est la suivante :
- Moyennant le formulaire d’inscription sur cette page, le responsable d’école s’inscrit en indiquant les écoles pour lesquels il est le responsable.
- Après autorisation de son compte par le comité d’organisation, le responsable d’école s’identifie sur le site www.regatta.lu et peut ensuite accéder à la page « Gestion des bateaux ».
- Cette page lui permet de demander des bateaux pour les établissements pour lesquels il est le responsable. Il peut aussi nous communiquer s’il souhaite un bateau pour quatre ou cinq élèves. De même, il peut retirer une demande non-accordée à tout moment.
- Le comité d’organisation rassemble toutes les demandes des différents établissements et procédera à une distribution équitable en fin d’année 2016. Nous jugeons cette procédure nécessaire pour garantir qu’un maximum d’écoles peuvent participer et pour éviter que quelques écoles réservent la majorité de la flotte.
- Une fois qu’un bateau a été accordé, le responsable d’école peut définir l’équipage de celui-ci à travers la page « Gestion des bateaux ». Ce même formulaire lui affiche aussi pour information l’état actuel du paiement de l’élève, de la réception de la fiche médicale et de l’autorisation parentale.
- Une fois que tous les élèves ont été définis et que toutes les paiements, fiches et autorisations ont été reçues, le bateau est clôturé.
Pour toutes les autres opérations (p.ex. annuler la réservation d’un bateau accordé, supprimer un élève qui a déjà payé …), le responsable d’école est invité à contacter le comité d’organisation directement pour résoudre ces problèmes le plus vite possible.